Складской учёт и инвентаризация: как выглядит типовое приложение склада

«Что у нас лежит на складе?», «сколько нужно дозаказать?», «почему по учёту есть, а по факту нет?» — вопросы, которые каждый день задают себе и снабженцы, и кладовщики, и владельцы. Часто ответы ищут по трём Excel-файлам и одному листу «остатки — не трогать», который всё-таки трогают.

Мы собрали типовое приложение складского учёта и инвентаризации: несколько складов, приход и отгрузка по документам, автоматические остатки с подсветкой дефицита и штатная инвентаризация. Демо наполнено реалистичными данными — строительные материалы, три склада, менеджер, кладовщик и руководитель со своими правами. Его можно открыть и пощёлкать: ideav.ru/db1341756924xbc, короткая инструкция для сотрудников — здесь.

Дальше — разбор по экранам, что где устроено.

Сводка: склад в деньгах и оборотах

Руководитель открывает приложение и первым экраном видит сводку: сколько номенклатуры на учёте, сколько документов проведено, суммы по приходу и отгрузке. Это ответ на вопрос «как работает склад» без единого фильтра и ручного сведения.

Сводка руководителя: деньги и обороты склада собираются из тех же документов, что ведут кладовщики.

Номенклатура: карточки товара с минимальным запасом

Менеджер ведёт справочник товаров: наименование, артикул, категория, единица измерения, штрихкод, цена закупки и продажи. У каждого товара задаётся минимальный остаток — порог, ниже которого позицию пора дозаказывать. Именно на этом пороге дальше строится подсветка дефицита.

Форма товара: цены закупки и продажи, категория и минимальный остаток — данные, на которых держатся остатки и сводка.

Документы склада: приход, отгрузка, списание, возврат

Движение товара оформляется документами четырёх видов: приход от поставщика, отгрузка покупателю, списание и возврат поставщику. Кладовщик создаёт документ, заполняет шапку — склад, контрагент, комментарий, — добавляет позиции и нажимает «Провести». С этого момента документ влияет на остатки.

Журнал документов: статусы «Черновик» и «Проведён» видны сразу, фильтры — по виду операции, статусу и складу.

Позиции документа раскрываются прямо в списке по клику на строку: номенклатура, количество, цена, сумма.

Пока документ в черновике, его можно менять; «Вернуть в черновик» позволяет распровести проведённый документ, если в нём нашли ошибку. Подчинённые позиции добавляются строками прямо в карточке документа — с поиском по номенклатуре.

Форма документа. Вид операции, склад и контрагент — поисковые списки, дальше кладовщик наполняет позиции.

Остатки: считаются сами, дефицит подсвечивается

Экран «Остатки» отвечает на главный вопрос склада. Программа пересчитывает остатки по всем проведённым документам: приход увеличивает, отгрузка, списание и возврат поставщику — уменьшают. Никто не вписывает остатки руками — значит, они не разъезжаются с документами.

Товар, которого стало меньше минимального запаса, подсвечивается красным — это готовый список на дозаказ.

Остатки в разрезе складов: красным подсвечены позиции ниже минимального запаса.

Инвентаризация: пересчёт с автокорректировкой

Раз в период кладовщик создаёт акт инвентаризации. Программа сама подставляет учётные остатки склада — человеку остаётся вписать фактические. При проведении акта расхождения не нужно разносить вручную: излишки оформляются документом оприходования, недостача — документом списания, автоматически.

Акты пересчёта: черновики и проведённые, по каждому видно число позиций.

Строки акта: учётный и фактический остаток рядом, расхождение подсвечено — при проведении акт сам оформит корректирующие документы.

Пользователи и доступ: каждый видит своё

В приложении три бизнес-роли. Менеджер ведёт номенклатуру, склады и контрагентов. Кладовщик оформляет документы и инвентаризации — но не правит цены и справочники. Руководитель видит сводку и управляет сотрудниками. Права настраиваются на уровне сервера: роль без права записи не увидит кнопок создания, а попытка создать номенклатуру напрямую через API получит отказ.

Управление доступом: сотрудников добавляет руководитель, у каждой роли — свой набор экранов и прав.

Что дальше

Такое приложение собирается за один проход: структура — товары, склады, контрагенты, документы с позициями и акты, — роли, меню и рабочие места. Если хотите примерить его на свой склад, откройте демо, а если нужно со своими файлами и процессами — расскажите о задаче, приложение под ваш склад соберёт ИИ-агент Интеграма.