Сравнение с Notion

Реляционная база вместо доски заметок: где Интеграм практичнее Notion

Notion

Обложка статьи: Реляционная база вместо Notion

Notion подходит для описания процессов и хранения знаний, но для операционного учёта с разграничением доступа на уровне строк, строгими типами данных и многошаговыми связями его архитектуры недостаточно. Notion — для описания процесса, Интеграм — для самого процесса и его данных.

Notion широко используется как рабочее пространство для знаний: wiki-страницы, задачи, заметки, описания процессов. Базы данных в Notion — это коллекции страниц, которые можно представить в виде таблицы, доски, галереи или календаря. Для учётных задач — хранение операционных данных, отчётность, управление правами доступа на уровне строк — Notion проектировался в меньшей степени.

Контекст

Команда из 8 человек ведёт в Notion базу клиентов и сделок: одна база «Клиенты», вторая «Сделки», связь между ними через relation. По мере роста объёма и числа ролей хочется получить:

  • менеджер видит только своих клиентов и сделки по ним;
  • руководитель отдела видит сделки всей команды и сумму по этапам воронки;
  • финансовый специалист видит только закрытые сделки и платежи по ним;
  • внешняя интеграция (BI-дашборд) забирает срез данных раз в минуту.

Как это решает Интеграм

Тот же сценарий команды из 8 человек — базы «Клиенты» и «Сделки» — в Интеграме собирается так:

  1. Заведите таблицы «Клиенты» и «Сделки», а связь между ними задайте полем типа «ссылка на запись»: сделка ссылается на клиента напрямую, без промежуточных rollup-цепочек.
  2. Задайте строгие типы полей: «сумма сделки» — число с фиксированной точностью, «этап воронки» — ссылка на справочник этапов, «договор» — поле-файл, а не вложение в страницу.
  3. Настройте роль «менеджер» маской на уровне строк: он видит только записи, где поле «Ответственный» равно ему, — без отдельной базы и без отдельного workspace.
  4. Роли «руководитель отдела» дайте видимость всех сделок команды и отчёт с группировкой по этапам воронки и суммой по каждому этапу.
  5. Роль «финансовый специалист» ограничьте фильтром «этап = Закрыта» и покажите платежи по таким сделкам отдельным отчётом.
  6. Заведите отдельного API-пользователя под BI-дашборд: он забирает срез отчёта в JSON по URL раз в минуту и получает только нужные ему права — без выдачи доступа в workspace.