Документы и архив
Поиск по документам и электронный архив: первая версия за 1 день
Договоры, письма и регламенты лежат в папках, почте и мессенджерах. Соберём электронный архив документов с атрибутами и правами доступа и поиск по смыслу по регламентам. Работает на локальной модели: данные не уходят наружу.
Что обычно происходит с документами
- Документ ищут вручную. Файлы лежат в сетевых папках, почте и чатах. Имя файла знает только тот, кто его сохранил. Поиск занимает минуты, а иногда заканчивается звонком коллеге.
- Реквизиты вносят руками. Номер, дату, контрагента и сумму из договоров и писем переписывают в таблицу. Это долго, а опечатки всплывают позже — при сверке или в споре.
- Регламенты есть, но их не читают. Сотрудник не помнит, в каком документе ответ, и спрашивает юриста или руководителя. Одни и те же вопросы повторяются, а юрист отвлекается от основной работы.
Посчитайте для своей компании
чел.
мин Папки, почта, запросы коллегам. Для оценки можно замерить у нескольких человек за неделю.
шт.
Допущения расчёта
Время на поиск документов = сотрудники × минуты в день / 60 × дни × недели × стоимость часа × доля лишнего времени
Повторная работа, когда документ не нашли = сотрудники × часы в месяц × 12 × стоимость часа
Задержки и «догонялки» в согласовании = документы в месяц × часы на документ × 12 × стоимость часа
Вероятные потери в год
4 020 000 ₽
335 000 ₽ в месяц
- Время на поиск документов: 2 820 000 ₽
- Повторная работа, когда документ не нашли: 480 000 ₽
- Задержки и «догонялки» в согласовании: 720 000 ₽
Как это остановить с Интеграмом · +7 995 506-01-67 · care@integram.io
Это оценка по введённым цифрам и допущениям, а не обещание экономии. Сколько из этих потерь уберёт автоматизация, зависит от процессов компании, и это мы считаем вместе на разборе.
Что получите и как проверим
Для проектных организаций, финансов и лизинга, HR-сервисов, фондов и девелопмента: сотни документов 3–5 типов и общие регламенты.
Результат фиксируем цифрами на старте и при приёмке
Архив с атрибутами и правами
Документы собираются в одном месте. У каждого — тип, контрагент, дата, сумма, статус. Права доступа задаём по ролям.
Реквизиты без переписывания
Система извлекает реквизиты из документов и писем. Сотрудник проверяет и правит только сомнительные поля.
База знаний и поиск по смыслу
Сотрудник задаёт вопрос обычными словами и получает нужный регламент. Модель работает локально, документы не покидают ваш контур.
| Показатель | Сейчас | Цель после внедрения |
|---|---|---|
| Время поиска документа | замеряем у вас на старте | −90 % за 2 недели пилота |
| Поиск договора в реестре | папки, почта, запросы коллегам | меньше 1 минуты |
| Поиск по регламентам | замеряем на 10 типовых вопросах | верный документ в топ-3 в ≥ 90 % случаев |
| Вопросы, закрытые базой знаний | звонок коллеге или юристу | ≥ 60 % вопросов |
| Извлечение реквизитов | ручной ввод | ≥ 90 % полей верно |
Это цели, которые фиксируются в договоре и проверяются при приёмке, а не результат конкретного клиента. Контрольная точка буткемп-дня: по 10 вопросам сотрудников верный документ в топ-3 поиска.
Как проходит внедрение
- Подготовка. Вы передаёте образцы документов 3–5 типов (сотни штук), регламенты и список типовых вопросов сотрудников.
- 1 день буткемпа. Собираем первую рабочую версию: архив с атрибутами и правами, извлечение реквизитов, базу знаний и поиск по смыслу.
- Проверка на ваших вопросах. Берём 10 вопросов сотрудников и смотрим, попал ли верный документ в топ-3. Замеряем время поиска, долю полей без правки и вопросы без звонка коллеге.
- Пилот 2 недели. Сотрудники работают в системе, мы правим по замечаниям. Цена буткемпа засчитывается в пилот.
Частые вопросы
Сколько стоит поиск по документам и электронный архив?
Буткемп стоит 540 000 ₽ за 3 решения, каждое следующее — +1 день и 90 000 ₽. Цена засчитывается в пилот. Лицензия для своего сервера — 590 000 ₽ за установку, не за пользователя.
За какой срок будет готов электронный архив документов?
Первая рабочая версия собирается за 1 день буткемпа, пилот длится 2 недели.
Что нужно от нашей компании?
Образцы документов 3–5 типов (сотни штук), регламенты и список типовых вопросов. По времени: делопроизводитель или архивариус — 2 часа, юрист или методолог — 2 часа.
Как устроен семантический поиск по документам, и уйдут ли данные наружу?
Поиск ищет по смыслу вопроса, а не по точному слову в названии файла. Модель локальная, система может стоять в закрытом контуре: документы не уходят наружу.
Работает ли это вместе с 1С и Битрикс24?
Да. Система работает рядом с 1С и Битрикс24: загружает выгрузки и подключается через интеграции.
Как проверите, что поиск работает?
По 10 вопросам сотрудников: верный документ должен быть в топ-3. Цель приёмки по поиску в регламентах — верный документ в топ-3 в ≥ 90 % случаев.
Чем это отличается от общей папки или готовой системы электронного документооборота?
Это приложение на ваших документах и правилах: свои атрибуты, права, реквизиты и вопросы. Его можно менять по замечаниям в ходе пилота.
Покажем поиск на ваших документах
Пришлите образцы документов и 10 вопросов сотрудников — покажем, какой документ система найдёт и сколько времени это сэкономит.